Phase 4 – Projektabschluss

Zeit für Ernte!
Ein guter Abschluss ist wesentlich dafür, ob die Projektergebnisse dauerhaft Früchte tragen und neue Aktivitäten anregen. Es geht in dieser Phase darum, die Ergebnisse zu sichern, daraus zu lernen und einen stimmigen Abschluss zu finden. Am Ende sollten wir daher noch ausreichend Zeit und Ressourcen für diesen Prozess bereitstellen. Gemeinsam wird die ‘Ernte’ zusammengetragen, bewertet, darüber reflektiert und Schlüsse gezogen. Wurden die Ziele erreicht? Woran erkennen wir das und wie lässt sich das möglichst objektiv beschreiben und darstellen? Was hat funktioniert, was nicht und warum? Welche Schritte führen dazu, dass die Ergebnisse gesichert und weitergeführt werden können? 

Methoden und Werkzeuge
Damit diese Fragen beantworten werden können, sollten Ergebnisse übersichtlich dokumentiert, bewertet und analysiert werden. Hier können je nach Fragestellung oder Genauigkeitsanspruch sowohl qualitative wie auch quantitative Methoden (bspw. Messungen, Befragungen, Erhebungen, Interviews, … ) sinnvoll sein oder auch einfache Erfolgsindikatoren und intuitive Bewertungsskalen, wie sie in den Projektmanagementmethoden dargestellt sind. Team-Klausuren und Reflexions-Workshops aber auch Meilenstein- und Abschlussfeste können für Abschlussprozesse einen förderlichen Rahmen bieten. Zur weiteren Verbreitung der Ergebnisse können Methoden für Öffentlichkeitsarbeit genutzt werden. Für manche Menschen stellt Abschied auch eine emotionale Herausforderung dar – selbst Konflikte sind in dieser Phase häufiger. Offene Gespräche, Teamunternehmungen und Veranstaltungen können hier Wunder wirken.

Leitfragen zum Abschluss

  • Welche Ergebnisse, Ressourcen und Fähigkeiten haben wir bisher erworben und welche wollen wir noch erwerben?
  • Wie wollen wir Verbesserungs- und Enwicklungsmögichkeiten dahingehend implementieren?
  • Wie wollen wir Erreichtes und Gelerntes dokumentieren, feiern und würdigen?
  • Was kann aus bisher gemachten Erfahrungen und Ergebnissen für den Abschluss bzw. nächste Projekte abgeleitet werden?

Checkliste Phase 4

  • Der bisherige Projektfortschritt ist bestimmt und mit erwarteten Ergebnissen abgeglichen. 
  • Verbesserungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sind identifiziert. Der Bedarf für weitere Ressourcen, Fähigkeiten etc. ist geklärt.
  • Finale Ergebnisse sind dokumentiert, aufbereitet, verbreitet und gewürdigt.
  • Erkenntnisgewinn und neue Ressourcen sind für etwaige kommende Projekte fruchtbar gemacht. Das Projekt ist abgeschlossen. 
Bild: Rene Rauschenberger, Pixabay

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